Aistin – Tietosuojaseloste

Voimassa alkaen: 22.9.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Aistin-palvelun yhteydessä käsitellään henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Aistin-palvelun tarjoaa:

SMUW AI Oy

Y-tunnus 3640665-1

Sinimäentie 10 B

02630 Espoo

Suomi

SMUW AI Oy käyttää Aistin-liiketoiminnassa myös rekisteröityä aputoiminimeä Albert Aistin.

Sähköposti: support@aistin.ai

Jäljempänä tässä tietosuojaselosteessa palvelusta käytetään nimeä Aistin ja palveluntarjoajasta nimeä SMUW AI Oy.

SMUW AI Oy toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, joita käsittelemme Aistin-palvelun tarjoamiseksi, käyttäjätilien ja asiakassuhteiden hoitamiseksi, laskutusta, tietoturvaa ja omaa palveluhallintaamme varten.

Kun yritysasiakas tallentaa Aistiniin omien asiakkaidensa, työntekijöidensä tai muiden henkilöiden tietoja, yritysasiakas toimii yleensä näiden tietojen rekisterinpitäjänä ja SMUW AI Oy henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan puolesta.

Tarvittaessa henkilötietojen käsittelystä sovitaan erillisellä henkilötietojen käsittelysopimuksella.

2. Mitä tietoja käsittelemme

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja riippuen siitä, miten Aistinia käytetään.

Käyttäjä- ja tilitiedot

Näitä voivat olla:

nimi
sähköpostiosoite
profiilikuva
yritys ja organisaatio
käyttäjärooli ja käyttöoikeudet
kirjautumis- ja tunnistautumistiedot
palveluun liittyvät käyttäjäasetukset.

Yrityksen Aistiniin tallentamat tiedot

Aistiniin voidaan tallentaa esimerkiksi:

CRM-tietoja
asiakkaiden ja yhteyshenkilöiden tietoja
dokumentteja
muistiinpanoja
sähköposteja
kalenteritietoja
verkkosivujen sisältöä
myyntiin ja asiakkuuksiin liittyviä tietoja
käyttäjän Albert-tekoälyavustajalle antamia ohjeita ja keskusteluja.

Näiden tietojen sisällöstä ja lainmukaisuudesta vastaa niitä Aistiniin tallentava asiakas tai käyttäjä.

Käyttö- ja tekniset tiedot

Voimme kerätä palvelun käytöstä esimerkiksi:

IP-osoitteen
selaimen ja laitteen teknisiä tietoja
kirjautumisajankohtia
palvelun toimintalokeja
virhe- ja tietoturvalokeja
tietoja käytetyistä ominaisuuksista.

Näitä tietoja käytetään palvelun toiminnan, turvallisuuden ja teknisen laadun ylläpitämiseen.

Laskutus- ja asiakkuustiedot

Voimme käsitellä esimerkiksi:

yrityksen laskutustietoja
laskutusosoitteita
tilauksen ja lisenssien tietoja
maksujen tilaa.

Maksukorttitiedot voidaan käsitellä erillisen maksupalveluntarjoajan kautta, jolloin Aistin ei tallenna varsinaisia korttitietoja omiin järjestelmiinsä.

3. Mihin henkilötietoja käytetään

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Aistin-palvelun tarjoaminen
käyttäjän tunnistaminen ja kirjautuminen
asiakkaan valitsemien ominaisuuksien toteuttaminen
CRM:n, dokumenttien, sähköpostin, kalenterin ja muiden työkalujen toiminta
Albert-tekoälyavustajan ja muiden AI-toimintojen toteuttaminen
käyttäjän pyytämien automaatioiden suorittaminen
asiakaspalvelu
laskutus ja sopimussuhteen hallinta
palvelun tietoturva
väärinkäytösten ehkäiseminen
teknisten ongelmien selvittäminen
palvelun toiminnan ja käytettävyyden kehittäminen
lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen.

Emme myy käyttäjien henkilötietoja.

Emme käytä asiakkaiden Google-, Microsoft- tai muuta yksityistä sisältöä mainonnan kohdentamiseen.

4. Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelyn oikeusperuste riippuu käsiteltävästä tiedosta ja käyttötarkoituksesta.

Käsittely voi perustua:

Aistinia koskevan sopimuksen täyttämiseen
rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kuten tietoturvan, palvelun toiminnan ja asiakkuuden ylläpitämiseen
käyttäjän suostumukseen esimerkiksi tiettyjen ulkopuolisten palvelujen yhdistämisessä
lakisääteiseen velvoitteeseen esimerkiksi kirjanpitoon liittyvien tietojen osalta.

Käyttäjä voi peruuttaa suostumukseen perustuvan käsittelyn tulevaisuuden osalta milloin tahansa.

5. Google-yhteydet

Käyttäjä voi halutessaan yhdistää Aistiniin Google-tilinsä tai tiettyjä Google Workspace -palveluja.

Riippuen käyttäjän käyttöön ottamista ominaisuuksista Aistin voi pyytää pääsyä esimerkiksi:

käyttäjän Google-tilin perustietoihin
Google Calendariin
Gmailiin
Google Driveen
muihin käyttäjän erikseen hyväksymiin Google-palveluihin.

Aistin pyytää vain sellaisia käyttöoikeuksia, joita käyttäjän käyttöön ottama ominaisuus tarvitsee.

Kalenteritiedot

Jos käyttäjä yhdistää Google Calendarin, Aistin voi käsitellä kalenteritietoja esimerkiksi:

käyttäjän kalenterin näyttämiseksi Aistinissa
vapaan ajan tarkistamiseksi
tapaamisten varaamiseksi
tapaamisten luomiseksi, muuttamiseksi tai peruuttamiseksi käyttäjän pyynnöstä.

Sähköpostitiedot

Jos käyttäjä yhdistää Gmailin, Aistin voi käyttäjän käyttöön ottamista ominaisuuksista riippuen käsitellä esimerkiksi:

lähettäjiä ja vastaanottajia
viestien otsikoita
viestisisältöä
liitteitä
muita viesteihin liittyviä tietoja.

Tietoja voidaan käyttää esimerkiksi:

sähköpostien näyttämiseen osana asiakkuutta
viestien yhdistämiseen CRM-tietoihin
sähköpostiluonnosten tekemiseen
viestien tiivistämiseen
käyttäjän pyytämän viestin lähettämiseen
muiden käyttäjän käyttöön ottamien sähköpostiominaisuuksien toteuttamiseen.

Google Driven tiedot

Jos käyttäjä yhdistää Google Driven, Aistin käsittelee vain käyttäjän käyttöön ottamien toimintojen tarvitsemia tiedostoja ja metatietoja.

Google Workspace API -tietojen käyttö

Aistinin Google Workspace API -rajapinnoista saamien tietojen käyttö noudattaa Google API Services User Data Policya ja sen Limited Use -vaatimuksia.

Google Workspace -tietoja käytetään vain käyttäjän pyytämien ja Aistinin käyttöliittymässä näkyvien toimintojen toteuttamiseen.

Google Workspace -tietoja ei:

myydä
käytetä kohdennettuun mainontaan
luovuteta data broker -toimintaan
käytetä luottokelpoisuuden arviointiin
käytetä yleiskäyttöisten tekoäly- tai koneoppimismallien kouluttamiseen.

Tietoja voidaan välittää palveluntarjoajille vain siinä määrin kuin se on tarpeellista käyttäjän pyytämän Aistin-ominaisuuden toteuttamiseksi, tietoturvan varmistamiseksi tai lain edellyttämällä tavalla.

SMUW AI Oy:n henkilöstö ei normaalisti lue käyttäjän Google Workspace -sisältöä. Henkilökohtainen pääsy sisältöön voidaan sallia vain esimerkiksi:

käyttäjän nimenomaisella pyynnöllä tai suostumuksella asiakastukitilanteessa
tietoturvaongelman tutkimiseksi
väärinkäytösten ehkäisemiseksi
lain tai viranomaismääräyksen perusteella.

6. Microsoft-yhteydet

Käyttäjä voi halutessaan yhdistää Aistiniin Microsoft-tilinsä tai Microsoft 365 -palveluja.

Riippuen käytössä olevista ominaisuuksista Aistin voi käsitellä esimerkiksi:

käyttäjän Microsoft-tilin perustietoja
Outlook-kalenterin tietoja
sähköpostitietoja
käyttäjän erikseen sallimia Microsoft 365 -tietoja.

Tietoja käytetään vain käyttäjän käyttöön ottamien toimintojen toteuttamiseen, kuten:

kalenterin näyttämiseen
vapaan ajan tarkistamiseen
tapaamisten varaamiseen
sähköpostien käsittelyyn
sähköpostiluonnosten tekemiseen
CRM-tietojen yhdistämiseen viestintään.

Aistin ei käytä Microsoft 365 -sisältöä kohdennettuun mainontaan eikä yleiskäyttöisten tekoälymallien kouluttamiseen.

7. Tekoälypalvelut

Aistin sisältää tekoälyyn perustuvia toimintoja, mukaan lukien Albert-tekoälyavustajan.

Kun käyttäjä pyytää Albertia käsittelemään tietoa, Aistin voi lähettää pyynnön toteuttamiseen tarvittavaa sisältöä ulkopuoliselle tekoälypalveluntarjoajalle.

Tällainen sisältö voi sisältää esimerkiksi:

käyttäjän kirjoittaman kysymyksen
käyttäjän valitseman dokumentin
CRM-tietoa
sähköpostin sisältöä
kalenteritietoa
muuta käyttäjän pyytämän tehtävän kannalta tarpeellista tietoa.

Tietoja lähetetään vain siinä laajuudessa kuin käyttäjän pyytämän toiminnon toteuttaminen edellyttää.

Aistin ei käytä asiakkaiden yksityistä sisältöä yleiskäyttöisten tekoälymallien kouluttamiseen eikä luovuta sisältöä kolmansille osapuolille tällaista tarkoitusta varten.

Aistin voi käyttää yhtä tai useampaa tekoälypalveluntarjoajaa. Palveluntarjoajia voidaan vaihtaa palvelun kehittyessä, kunhan tietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

8. Automaatiot ja Albert

Aistin voi käyttäjän määrittämien sääntöjen perusteella valmistella tai suorittaa tehtäviä.

Albert voi esimerkiksi:

analysoida tietoa
tehdä luonnoksia
ehdottaa toimenpiteitä
yhdistää tietoja eri Aistin-ominaisuuksista
suorittaa käyttäjän erikseen käyttöön ottamia toimintoja.

Aistin pyrkii suunnittelemaan olennaisia ulkoisia toimintoja siten, että käyttäjä säilyttää tarkoituksenmukaisen hallinnan palvelun tekemistä toimenpiteistä.

9. Tietojen jakaminen palveluntarjoajille

SMUW AI Oy käyttää Aistin-palvelun toteuttamiseen ulkopuolisia palveluntarjoajia.

Näitä voivat olla esimerkiksi:

pilvipalvelujen tarjoajat
tietokanta- ja tallennuspalvelut
sähköpostipalvelut
maksupalvelut
analytiikka- ja valvontapalvelut
tekoälypalveluntarjoajat
Google ja Microsoft käyttäjän yhdistäessä niiden palveluja.

Palveluntarjoajat saavat käsitellä henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista niiden tehtävän suorittamiseksi.

Emme myy asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

10. Kansainväliset tiedonsiirrot

Pyrimme käsittelemään tietoja ensisijaisesti Euroopan talousalueella.

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista voi kuitenkin käsitellä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Jos henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, käytämme soveltuvan lainsäädännön mukaisia suojatoimia, kuten:

Euroopan komission riittävyyspäätöstä
EU:n vakiosopimuslausekkeita
muita GDPR:n sallimia siirtomekanismeja.

11. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty.

Käyttäjätiliin ja asiakkuuteen liittyviä tietoja säilytetään pääsääntöisesti asiakassuhteen ajan.

Lakisääteisesti säilytettävät tiedot, kuten kirjanpitotiedot, voidaan säilyttää lain edellyttämän ajan.

Asiakkaan Aistiniin tallentamat tiedot säilytetään asiakkaan käytössä niin kauan kuin asiakas säilyttää ne palvelussa.

Poistetut tiedot voivat säilyä teknisissä varmuuskopioissa niiden normaalin varmuuskopiointikierron ajan.

12. Google- ja Microsoft-yhteyden poistaminen

Käyttäjä voi lopettaa Google- tai Microsoft-yhteyden käytön milloin tahansa.

Yhteys voidaan palvelun ominaisuuksista riippuen katkaista:

Aistinin asetuksista
Google-tilin käyttöoikeusasetuksista
Microsoft-tilin käyttöoikeusasetuksista.

Kun yhteys poistetaan, Aistin ei enää käytä kyseistä yhteyttä uusien tietojen hakemiseen.

Aistin poistaa tai mitätöi hallussaan olevat OAuth-käyttöoikeudet, kun niitä ei enää tarvita.

Jos Google- tai Microsoft-palvelusta aiemmin haettu tieto on käyttäjän pyynnöstä tallennettu osaksi Aistinin CRM:ää, dokumenttia tai muuta sisältöä, tämä kopio voi säilyä Aistinissa, kunnes käyttäjä tai asiakkaan organisaatio poistaa sen.

13. Tilin ja tietojen poistaminen

Käyttäjä tai organisaation ylläpitäjä voi pyytää käyttäjätilin tai siihen liittyvien henkilötietojen poistamista ottamalla yhteyttä:

support@aistin.ai

Poistamme tiedot aktiivisista järjestelmistä ilman aiheetonta viivytystä, ellei tietojen säilyttämiseen ole lakisääteistä tai muuta perusteltua syytä.

Teknisissä varmuuskopioissa olevat tiedot poistuvat normaalin varmuuskopiointikierron yhteydessä.

14. Tietoturva

Käytämme teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi.

Näitä voivat olla esimerkiksi:

salattu HTTPS-yhteys
käyttöoikeuksien rajaaminen
käyttäjien tunnistaminen
järjestelmien lokitus ja valvonta
käyttöoikeustunnusten ja OAuth-tokenien suojaaminen
infrastruktuurin ja ohjelmistojen säännöllinen ylläpito.

Mikään internetissä toimiva järjestelmä ei kuitenkaan voi taata täydellistä tietoturvaa.

15. Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan käyttäjällä voi olla oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
tarkastaa itseään koskevat tiedot
pyytää virheellisten tietojen korjaamista
pyytää tietojen poistamista
pyytää käsittelyn rajoittamista
vastustaa tiettyä käsittelyä
saada tietyissä tilanteissa tiedot siirrettävässä muodossa
peruuttaa suostumus
tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

16. Evästeet ja analytiikka

Aistin voi käyttää palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä.

Jos käytämme muuta analytiikkaa tai markkinointiin liittyviä evästeitä, pyydämme siihen tarvittaessa käyttäjän suostumuksen.

17. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta palvelun, lainsäädännön tai käsittelytapojen muuttuessa.

Ajantasainen versio julkaistaan osoitteessa:

https://www.aistin.ai/en/privacy-policy

Merkittävistä muutoksista voidaan lisäksi ilmoittaa palvelussa tai sähköpostitse.

18. Yhteystiedot